Smil, du er på! Digitale workshops og møder i trygge rammer

Hvordan får man de digitale møder, workshops og undervisning til at fungere? Hvad er det der skal til, for at det føles trygt og ordentligt at være en del af det digital rum?

Det er faktisk ikke så svært endda. Der skal lidt digital charme til, men ellers er der masser at hente fra den facilitering du allerede kender. Her er mine fem tommelfingerregler til at afholde gode og trygge digitale møder og workshops.

1. Det tekniske skal være i orden og velbeskrevet

Forudsætningen for et godt digitalt møde er, at der er styr på teknikken. Der skal være styr på det fra mødeindkalders side, og det skal være muligt for deltagerne også at vide, om de har styr på det grundlæggende.

Du skal bruge:

• Et ordentligt digitalt møderum - der er masser at vælge i mellem, men Zoom og MS Teams er det mest gængse

• En god teknisk instruks til deltagerne, der fortæller hvordan de kan logge på, og hvad de kan forvente af tekniske muligheder i møderummet. Zoom er ikke bare Zoom, det kan konfigureres forskelligt, og nogle mødedeltagere vil gerne vide om de f.eks. vil kunne dele slides eller om der er break-out rooms. Er der mange førstegangsdeltagere, så lav et teknisk tjek ind en time før eller dagen før, så alle deltagere kan prøve at logge på, og komme ind i det digitale rum og hilse

• Det hører egentlig til i den tekniske instruks, men det får et punkt for sig selv fordi det er så vigtigt: Alle skal sikre, at de har en ordentlig netforbindelse. Hvis man oplever at lyd og billede fryser, hakker eller forsvinder, så bliver mødet en dårlig oplevelse. Det er en god idé at finde sit gamle netkabel frem og kable sin computer direkte til netforbindelsen i væggen, da det giver større stabilitet

• En lille guide til etikette i digitale møder - f.eks. at alle naturligvis tænder deres kamera, medmindre de har meget alvorlige problemer med båndbredden, og muter deres mikrofon, når de ikke har ordet

Du må endelig ikke undervurdere det tekniske og tænke “det har alle da styr på”. Det er en væsentlig barriere for mange deltagere, hvis de er usikre på, om de kan finde ud af at deltage i mødet teknisk. Skab tryghed allerede inden mødet starter, ved at gøre ekstra meget ud af det tekniske punkt.

2. De tre F’er (gælder både digitalt og fysisk)

Du har allerede fået det at vide af alle møde-eksperter og facilitatorer, du nogensinde har mødt. Og det gælder fortsat, at et vellykket møde eller en workshop har de tre F’er: Formål, Forberedelse og Facilitering.

Og vi må jo indrømme, at vi nok er kommet til at slappe lidt af på de tre F’er ind i mellem, i den fysiske verden, ikke?

Vi myldrer ind i mødelokalet, og halvdelen myldrer ud igen, fordi de lige skal have kaffe, og når alle sidder ned og har snakket af, så taler vi om, hvad formålet med mødet mon er. Den, der har indkaldt, har måske lavet nogle slides, men kan ikke regne med at der er forberedelse fra nogle andre. Og at have indkaldt mødet er ikke altid det samme som at man har faciliteringsretten - pludselig er der en anden der kuppet mødet, og en time senere går alle forvirrede derfra.

Så lad os give de tre F’er mere kærlighed fra nu af:

• FORMÅL: Hvorfor skal vi mødes og hvad skal der komme ud af mødet eller workshoppen? Måske er det også vigtigt at adressere, hvorfor det er meningsfuldt at mødes digitalt

• FORBEREDELSE: Alle har som minimum gjort sig bekendt med mødeformålet. Men har også sørget for at løse de opgaver, der er blevet stillet siden sidst, eller som specifikt er stillet til mødet. Man kan kun deltage, hvis man har forberedt sig. I det digitale møde er det særlig vigtigt, at alle har en rolle - dvs. man har forberedt noget, om man skal være “på”. Det er ikke fedt bare at deltage som en slags publikum

• FACILITERING: Der er en mødeleder. Mødelederen har ansvar for formålet med mødet, og kan tildele taletid til deltagerne - samt bede om, at deltagerne holder sig til emne og formål. I det digitale er der brug for en mere detaljeret facilitering - blandt andet at sørge for, at alle får sagt noget i løbet af de første 15 minutter, og at der jævnligt er ophold til involvering/spørgsmål

Det lyder enkelt, men i praksis kræver det en fælles disciplin. Og et ønske om at bruge tiden effektivt.

Når man først har styr på de tre F’er, hvad er det så, der er særligt for det digitale rum?

3. Smil! Dit ansigt hænger

Mange af os er vokset op som passive skærmbrugere. Når tv’et blev tændt, så smed vi os i sofaen og slappede af. Også i ansigtet. Hængende underkæbe og det hele.

Og det er blevet en vane.

Så når webcam’et tændes og skærmen blænder op for alle dine kolleger, så er det som om dit ansigt bliver helt dødt. Og slapt.

Og det giver simpelthen en træls stemning i mødet, også selvom I allesammen ser lige døde ud i filten.

Så en vigtig ting at øve sig på er, at have en levende mimik, når man træder ind i det digitale rum. Og det er helt i orden at nikke, ryste på hovedet og give thumbs up undervejs, mens andre taler. Det kan være svært at tale ind i et digitalt rum hvor der sidder ti mennesker med stone face - det er umuligt at aflæse om de kan høre dig, om skærmen er frosset eller om der lyttes intenst.

Så find din egen digitale mimik og gestik - din digitale charme. Det kan føles akavet i starten. Men det gør meget for fornemmelsen af at være i det samme rum - selvom det er digitalt.

4. Ræk hånden op - det er uhøfligt at afbryde

En af de spilleregler som mødeleder/facilitator skal etablere fra starten, og være meget tydelig med, er taleture.

Det fungerer utrolig dårligt på video, når deltagerne taler oven i hinanden. I det fysiske rum kan man sagtens høre flere stemmer på en gang. Men de fleste digitale mødeplatforme vil have svært ved at distribuere flere talespor på en gang. Så når folk taler samtidig - f.eks. når de afbryder - er det ret irriterende.

Mødelederen skal derfor sammensætte et program, hvor der er lagt op til jævnlige spørgsmålspauser, men også beslutte, hvordan andre kan bede om ordet. Det kan f.eks være ved at skrive i chatten eller ved at bruge platformens ræk-hånden-op funktion.

5. Lær af tv-værter og speakere

Kan du huske på flow-tv, når en speaker fortæller hvad du lige har set? Og hvad det næste program er, selvom du godt ved det allerede?

I det digitale rum har vi brug for, at der ikke kun er et visuelt program - vi har også brug for de auditive markører. Slides og tekst er mindre, skærmen er måske endda en mobilskærm eller en iPad, så det, mødelederen siger, er ekstremt vigtigt.

Så lær af tv-værter og speakere. De er gode til konstant at følge op på, hvad der lige er sket og hvad der skal ske om et øjeblik. Når du fortæller, hvad der lige er sket i mødet, fungerer det både som en opsummering, men også som en lille bekræftende pause, hvor deltagerne kan tænke: “Pyha, jeg er stadig med, og forstår hvad der sker”.

I det hele taget kan man som mødeleder og facilitator med fordel kigge på, hvordan tv-show værter ofte er gode til at skabe en god stemning på skærmen. De ejer den lille firkant! De læner sig lidt frem på bordet, sætter kroppen i forskellige vinkler, og lade skuldrene falde, mens de hæver kaffekoppen. Det kræver træning, men med meget små virkemidler kan det digitale rum blive helt rart at være i.

Så, når du har styr på de fem ting, så mangler du kun indhold og format på dit møde.

Formater? Kun fantasien sætter grænser

Hvis du er vant til at holde mange workshops og faciliterede processer, så har du sikkert en række go-to formater, som er dine favoritter. Pludselig at skulle skifte til det lille digitale vindue kan virke begrænsende. Men der er masser af muligheder. Det kræver udelukkende de ene af de tre F’er: FORBEREDELSE!
I virkeligheden er det en god mulighed for at designe dine møder, dine workshops og din undervisning helt på ny.

Jeg har inkluderet et par eksempler i pdf’en her, baseret på formater der også fungerer offline.

Læs disse kilder, hvis du vil vide mere

Har du brug for mere, så er der heldigvis en masse generøse mennesker der deler deres viden og erfaring. Jeg har valgt en lille håndfuld her, som er de tre kilder jeg hele tiden vender tilbage til.

Mød > træn > del

Lars Hoffmann er Learning Director hos DHI a/s, og har skrevet et af de bedste long reads om faciliteret online læring. Den grundlæggende metode er mødes-træne-dele, og fungerer glimrende for workshops også. Man mødes, hilser og får struktureret input om emnet, der skal arbejdes med. Derefter arbejder alle individuelt eller i små grupper offline med materialet - uanset om det er løsningsideer eller prøve en ny metode - og man mødes igen online og deler.

Artiklen er velunderbygget, pædagogisk og inspirerende.

Læs “The Facilitation of Online Learning” af Lars Hoffmann på Medium.

Praktiske værktøjer til at holde gode virtuelle møder

The Good Company CPH har lavet en konkret og praktisk guide til at holde digitale møder. For nylig har forfatterne skrevet en hel bog om facilitering, men har valgt også at lave en pdf-version udelukkende om digitale møder og facilitering. Blandt andet fortæller de om barrierne for digitale møder, som der er flere af, end i det velkendte fysiske møde:

Hent “Guide til virtuelle møder” af Sille van Loon, Solveig Hvidtfeldt og Christian Lykke Rasmussen.

For og af forskere og undervisere

Er du interesseret i mere end faciliteringsmetoder, så er Københavns Universitets portal for online og blended læring måske noget for dig. Der er også masser af praktiske guides til redskaber og formater der kan bruges både i undervisning og workshops. Jeg blev dog mest optaget af de forskningsbaserede indsigter, der kan bruges både online og offline - blandt andet om flipped classroom, og det at man skal huske at man som underviser eller facilitator hurtigt kommer til at være den, der har mest taletid. Og det skal man arbejde i mod, meget bevidst.

Besøg “Online and Blended learning” hos Københavns Universitet.